Roald Huiskers en Nelson Dapaah hebben beiden grote verandertrajecten rondom standaardisatie van poliklinische processen afgerond en onlangs ervaringen gedeeld met enkele collega interim managers uit de ziekenhuiswereld.

Interim managers aan het woord

Hoe maak je gebruik van de inzichten die je krijgt ten tijde van een crisis? Hoe zet je die inzichten in, borg je de voortgang en maak je wellicht dankbaar gebruik van de mogelijkheden die een crisis biedt om dingen voor elkaar te krijgen?

Movimento in gesprek met:

• Roald Huiskers, Manager Polikliniek a.i. vanaf maart 2020, Maasziekenhuis Boxmeer
• Nelson Dapaah, Projectmanager poliklinieken/manager OK a.i., vanaf 1 dec 2019, Treant
• Carla Coenders, manager zorg en bedrijfsvoering a.i., mei-september 2020, Flevoziekenhuis

Van Manager Polikliniek naar Crisismanager

Op de dag dat Roald Huiskers zou beginnen als Manager a.i. bij het Maasziekenhuis in Boxmeer brak Corona uit en was hij meteen “Corona/Crisismanager” naast Polikliniekmanager. De uitbraak betekende een enorme impuls voor de saamhorigheid en samenwerking van juist ook polikliniekmedewerkers. Samenwerking vanuit de noodzaak dat reguliere zorg werd afgeschaald en werd omgezet in zorg voor Coronapatiënten. Het structureren van dit proces heeft er toe geleid dat men nu nog meer in staat is om zorg heel snel op en af te schalen.

Het (patiënten) belang van digitale consulten werd evident. Roald is trots op de investering in professionele beeldbelwerkplekken (het “virtual hospital”) voor medisch specialisten. Omdat het de digitale toekomst betreft, is hierin een substantieel bedrag geïnvesteerd en gaat het ziekenhuis hier in verder.  In de loop van de Coronaperiode begon hij samen met zijn teamleiders de poliklinische processen te standaardiseren en harmoniseren, zodat personeel flexibeler en efficiënter over de 12 poliklinieken ingezet kunnen gaan worden. Hij wist de medewerkers en medisch specialisten daar in mee te krijgen door met hen, aan de hand van een helder uiteengezette koers, in gesprek te gaan.

Locatie-overstijgend

Nelson Dapaah begon een jaar geleden bij Treant. Eén van zijn opdrachten was om locatie-overstijgend de poliklinische werkwijzen per specialisme te standaardiseren en 1 front- en backoffice te realiseren. Hij werd als projectleider naast de verantwoordelijk manager geplaatst met het mandaat om dit te realiseren. Door de afschaling van zorg vanwege Corona kwam er meer tijd vrij bij de poliklinieken om aan verbeterprocessen te werken. Gecombineerd met de aansturing van Nelson heeft dit er toe geleid dat 1 jaar na dato het project conform planning is opgeleverd. Parallel hieraan reorganiseerde Nelson het OK-team dat nu ook locatie-overstijgend en flexibel inzetbaar is. Er liggen nu concrete scenario’s om binnen 24 uur op- en af te kunnen schalen.

Opschalingstool

Carla Coenders begon in mei als interim manager zorg en bedrijfsvoering  in het FlevoZiekenhuis. Zij had geen veranderopdracht voor de poliklinische processen binnen haar organisatieonderdel. Omdat het ziekenhuis de wens had om de productie te verhogen, is ze er wel mee gestart. Er bleken mogelijkheden te zijn om het proces efficiënter in te richten. Belangrijk hiervoor was een goede cijfermatige analyse om ook de medici inzicht in te geven en enthousiast te maken. Een wezenlijk onderdeel betrof verder de kwaliteit en het niveau van het ondersteunend personeel op de polikliniek. Aanvullende scholing was nodig om het proces goed in te kunnen richten. Daarnaast bleek de kwaliteit, functionaliteit en inrichting van de gebruikte informatiesystemen een cruciale factor. Carla was onder de indruk van de opschalingstool van het Flevoziekenhuis in het kader van COVID-zorg.

Digitalisering en revisie

Nelson en Roald herkennen het beeld dat Carla schetst en het belang van het goed opleiden van polimedewerkers en adequate informatiesystemen. Voor hen was het verder belangrijk dat ze de steun en het mandaat van de Raad van Bestuur hadden om tempo te kunnen maken en knopen door te hakken. Voor teamleiders op poliklinieken is het herinrichten van deze poliprocessen geen gesneden koek: wanneer zij de juiste handvatten en begeleiding krijgen wordt er gebouwd aan nieuw fundament voor de poliklinische processen.

Corona heeft volgens de drie interim managers laten zien dat digitalisering een must is en dat daarvoor nog het nodige aan revisiewerkzaamheden noodzakelijk is voordat veel poliklinieken daar daadwerkelijk de vruchten van kunnen plukken. Soms wordt er al jaren gewerkt met eigen methodieken en papieren tussenoplossingen. Het herinrichten en standaardiseren van de  poliklinische processen is een randvoorwaarde voor het succesvol benutten van digitalisering en het efficiënt inzetten van personeel.

De toegevoegde waarde van de interim-manager

In hoeverre is het succesvol doorvoeren van de poliklinische veranderingen in Coronatijd  te danken aan het feit dat er een interim-manager is ingezet? We constateren dat er drie ‘eigenwijze’ mensen aan tafel zitten die ‘aan gaan’ als er een flinke veranderopdracht ligt en ‘uit gaan’ als het routinematig wordt.  Alle drie hebben ze een indrukwekkend trackrecord van verandertrajecten op hun naam staan. Het is het type persoon die ze zijn, hun drive voor het beter laten functioneren van de zorg en het in hun kracht zetten van medewerkers en medisch specialisten wat ze onderscheidend maakt.

Ook in een vast dienstverband hadden waren deze mensen zeker gegaan voor het resultaat. De inschatting is dat het dan ongetwijfeld lastiger was geweest om diezelfde resultaten te bereiken. Als interim manager kun je je focussen op je opdracht en heb je minder ‘last’ van de verschillende belangen die er spelen. Al is het alleen maar omdat je daar geen historie mee hebt en er met een blik van buiten naar kan kijken. Het meer op afstand staan, de specifieke kennis en ervaring die je mee brengt, de lol die een interimmanager heeft in het realiseren van veranderingen, en het tijdelijk onderdeel zijn van de organisatie helpt om patronen te doorbreken en te focussen op resultaat.